Статьи

Автоматизация бизнес-процессов: BPA и RPA автоматизация -  в чем разница? 

Основная задача и автоматизации и роботизации - освобождение времени сотрудника от рутинных задач в пользу задач, требующих анализа и принятия решений. Однако, есть и существенные отличия между этими технологиями, которые нужно учитывать при выборе и подборе решения. 

Начнем с базовых терминов и понятий, описывающих технологии автоматизации:

BPA - Business Process Automation

RPA - Robotic Process Automation

Роботизированная программная автоматизация (RPA) – относительно молодая технология автоматизации бизнес-процессов, основанная на использовании программных роботов. На рынке присутствует множество решений для автоматизации операционных процессов компаний, тогда чем отличается RPA и какие процессы целесообразно отдать программным роботам?

RPA эффективнее всего использовать для рутинных повторяющихся задач, в которых сотрудник выполняет изо дня в день одни и теже операции по заполнению и переносу данных в системе или между системами. RPA позволяет в таких процессах полностью исключить ручной труд сотрудника за компьютером.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA)

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) – это применение в компании систем для сбора, структурирования и обработки данных, к ним относятся и ERP и CRM системы и различные системы аналитики, системы управления интернет-магазинами и другие. Стандартно в компаниях есть минимальный набор таких систем, чем крупнее компания и более дифференцированный у нее бизнес — количество разных ПО/систем растет. Интеграторы постоянно разрабатывают модули по соединению систем в единое информационное поле. Пример автоматизации: CRM система и система аналитики по рекламным компаниям могут быть автоматизированы модулем сквозной аналитики для отслеживания всего пути клиента и определения эффективности рекламы.

Для связи различных систем и обмена данными используются штатные или внешние готовые модули обмена, кастомизированные программы. Для не стандартных задач, а стоит отметить высокий процент именно таких индивидуальных задач, необходимо привлекать штат разработчиков, дорабатывать IT инфраструктуру, что, как правило, затратно по времени и бюджету.

Какие задачи решает процессная автоматизация?

Сфер применения достаточное количество, в каждой можно выделить целый спектр задач, которые решает автоматизация:

• подготовка документации и автоматизация документооборота;

• формирование комбинированной отчетности из разных источников;

• хранение информации;

• расчет себестоимости, заработной платы и т.д.;

• управление закупками, графиком производства.

Автоматизация в разы уменьшает объем задач, на которые сотрудники тратили большое количество времени. Увеличивается скорость принятия решений и эффективность бизнеса.

Что такое RPA (программная роботизация бизнес-процессов)

RPA – технология для роботизации бизнес-процессов. Программные роботы имитируют действия человека и выполняют задачи точно также как бы сделал это сотрудник. Если процесс имеет четкую структуру, он не видоизменяется и в процессе не нужно принимать решения, а например, строго переносить данные из одного поля в другое, то задача может быть автоматизирована по технологии RPA программными роботами.

RPA относится к более гибким и простым способам автоматизации. Данная технология не требует внедрения внутрь IT структуры компании, а работает поверх существующих систем. Роботизированным может быть процесс состоящий из нескольких систем даже если эти системы не связаны между собой, например, почтовый сервис, 1С, ЭДО и тд. Роботы действуют, как и сотрудник, переключаются между программами, открывают файлы, формы, копируют и вводят данные.

Отличие BPA и RPA автоматизации

Основная задача и автоматизации и роботизации - освобождение времени сотрудника от рутинных задач для задач требующих анализа и принятия решений. Однако, есть и существенные отличия между этими технологиями, которые нужно учитывать при выборе и подборе решения.

1. Изменение IT инфраструктуры

В крупных компаниях используются множество корпоративных и внешних систем, различные сторонние сервисы, работающие или отдельно или связанные между собой модулями обмена, индивидуальной разработкой.

BPA: внедрение в такую сложную структуру часто требует изменение IT инфраструктуры, в том числе и изменение бизнес-процессов в связи с особенностями обмена/передачи данными. При изменении в структуре используемых систем автоматизация также подлежит дополнительной модернизации, программный код необходимо будет дорабатывать, переписывать. Осложниться ситуации может уходом сотрудников, причастных к разработке системы автоматизации и привлечением высокооплачиваемых разработчиков.

RPA: роботизация RPA-решениями проводится поверх существующих систем не видоизменяя их. Программные роботы с легкостью могут работать в рамках существующей IT-системы, требуется значительно меньше усилий, чтобы перепрограммировать роботов при изменении ПО.

2. Стоимость автоматизации

Стоимость напрямую вытекает из предыдущего пункта.

BPA: Классическая автоматизация часто достаточно не бюджетный проект. Стоимость зависит от сложности процесса автоматизации, количества задействованных систем, привлеченных разработчиков, компетентных именно в этой сфере, и других параметров. При этом высокая стоимость не всегда может быть оправдана — польза от автоматизации не покрывает расходов.

RPA: Роботизация - более оптимальный вариант. Стоимость внедрения программных роботов существенно ниже, а окупаемость внедрения может быть достигнута уже через месяц.

3. Скорость перехода на автоматизированный процесс

BPA: в большинстве случаев требуется значительные временные ресурсы, которые связаны с подробным аудитом существующих бизнес процессов и особенностей ПО, далее необходимостью изменении IT-системы и уже внедрению автоматизации.

Дополнительно может потребоваться время на привлечение дополнительных специалистов, которые и свяжут модули корпоративных систем.

RPA: программные роботы - быстрое решение, с запуском от 2 недель. Конечно полная автоматизация десятков процессов по всей компании может занять и год и два, но в течении данного периода часть процессов уже будет автоматизировано и оптимизировано и полноценно работать.

4. Решаемые задачи

BPA: спектр решаемых задач и процессов для автоматизации самый широкий, может задействовать сразу целый пласт связанных между собой процессов. Автоматизации решает задачи по сбору, консолидации информации, её анализу, подготовки рекомендаций или решений, отчетов.

RPA: роботизации подлежат однотипные постоянные процессы, по переносу, сверке, заполнению данных, не требующих принятия решений, проведения анализа, вычислений и подготовки выводов на основе собранной информации. Иными словами RPA автоматизация - замена сотрудника в рутинных простых задачах.

Какую автоматизацию выбрать?

По сути автоматизация – более широкий продукт с большими возможностями. Однако, как правило, в крупных компаниях системы автоматизации уже есть и встает вопрос как их связать между собой? В этом случае потребуется прописывать код вручную или воспользоваться RPA технологией.

BPA и RPA — две технологии, базирующихся на разных принципах и выполняющие разные задачах, которые могут эффективно дополнять друг друга для получения эффекта синергии.