Статьи

Автоматизация финансов и бухгалтерии RPA роботами

RPA роботизация — технология автоматизации бизнес-процессов, применяющаяся для часто повторяемых рутинных задач, позволяющая повысить операционную эффективность и сократить затраты. Стоит ли рассматривать внедрение RPA-роботов в бизнес-процессы финансового отдела и бухгалтерии? Решение будет однозначными — в бухгалтерском учете и финансах однотипные задачи и операции составляют до 80% от всего объема работ, при этом задачи выполняются по строму алгоритму, так как попадают в том числе под регулирование государственных органов - соответственно, данные сферы идеально подходят для применения RPA автоматизации.

Каким требованиям должны отвечать финансовые и бухгалтерские задачи для RPA автоматизации?

Требования к процессам для роботизации будут одинаковые для всех отраслей внедрения программных роботов, в том числе и для отдела финансов и бухгалтерии. Целесообразность применения и, как следствие, высокая эффективность от RPA -роботов может быть достигнута, если процессы отвечают ниже приведенным требованиям:

• большой объем ручного труда;
• однотипные, монотонные задачи;
• часто повторяющие операции, выполняемые на компьютере;
• процессы стандартизированы и подчиняются четким правилам и инструкциям.

Какие операции могут выполняться с помощью RPA-роботов?

• обработка данных из входящих документов разных форматов, внесение их в системы;
• перенос данных из одних источников в другие;
• подготовка документов на основе шаблона;
• сверка, проверка информации, данных;
• распознавание данных, в том числе из файлов;
• сохранение файлов из почты или других источников;
• работа с почтой — отправка ответов, уведомлений, документов.

Главное отличие RPA автоматизации — возможность работать в разных IT системах, «поверх» существующих программных продуктов по аналогии с действиями сотрудника.
Например, робот ищет электронные письма в почте, интерпретирует данные о клиенте/подрядчике/поставщике и содержимое вложений, заносит данные из файлов во внутренние системы согласно алгоритмам работы (1С, CRM, др.), подготавливает и отправляет ответ.

Как итог: бизнес-процессы в финансах и бухгалтерии идеально подходят для RPA автоматизации. Работа  специалистов обоих отделов состоит из повторяющихся и отнимающих много времени задач по вводу данных, сверки, подготовки документов и тп.

Преимущества RPA в финансах и бухгалтерском учёте

• Увеличение производительности: значительное сокращение времени на рутинные операции, экономия 70-90% времени, освободившееся время сотрудники могут перенаправить на важные задачи, требующие изучения, принятия решений.
• Оптимизация затрат: это и сокращение издержек при масштабировании и росте бизнеса — не нужно расширять штат сотрудников для работы с монотонными задачами, и минимизация затрат на поиск персонала, так как рутинные задачи часто не нравятся сотрудникам, что приводит к текучке кадров, постоянному поиску и обучению персонала.
• Минимизация издержек: RPA роботы не совершают типичных ошибок, опечаток, вносят данные вовремя, что минимизирует риск получения штрафов, пеней, издержек за проведение повторных операций и т. д.
• Быстрый доступ к информации для принятия решений: RPA роботы подготовят данные из внешних источников , легко рассчитают любые показатели, что поможет избежать огромного количества ошибок и верно принять решение на основе полной информации.

Сложность роботизации в бухгалтерии может быть связана с наличием большого объема первичных документов в бумажном формате - в этой ситуации роботы не смогут помочь, впрочем как и любая другая система автоматизации. В данном случае рекомендуется начать переводить документооборот в компании в электронный формат в полном объеме в тех сферах, где это возможно.

Роботы RPA контролируют сроки выставления счетов в рамках договора с контрагентом и автоматически формируют и отправляют счета на оплату по электронной почте или ЭДО. Автоматизация данной задачи в компании устраняет проблемы с нестабильным движением денежных средств и предотвращает кассовые разрывы. Роботы также могут при наличии просроченной дебиторской задолженности автоматически формировать письма контрагентам с предупреждениями о сроках погашения и штрафных санкциях при невыполнении договорных обязательств.

2. Работа с платежами

Программные роботы эффективно справляются как с привязкой поступивших платежей, платежных поручений от контрагентов к заказам, так и работой в банк-клиенте по заведению счетов, избавляя от ручного труда по копированию и внесению данных.

3. Управление кредиторской задолженностью

RPA автоматизация оптимизирует процесс и срок погашения кредиторской задолженности. Роботы могут скачивать счета на оплату и отправлять по бизнес-процессу на согласование, сверять данные из счета с заказами во внутренних системах (особенно актуально при работе со счетами, состоящими из большого ассортимента продукции), отмечать расхождения и уведомлять сотрудника при необходимости — то есть полностью оптимизировать процесс от начала до конца.

4. Проведение сверок с контрагентами

Внедренные RPA-роботы получают файлы с актами, извлекают данные из файлов, сравнивают данные актов-сверок с внутренними системами, могут формировать акты расхождения и направлять запросы контрагентам или отправлять согласованные и подписанные акты обратно, полностью автоматизируя эту область работы.

5. Проведение сверок с контрагентами

6. Расчёт заработной платы

7. Финансовая отчётность

8. Налоговый учёт

Работа с налоговыми органами требует скрупулезности и точности. Роботизации подлежит и сбор данных, и расчет налоговой базы, и подготовка и сдача отчётности в налоговые органы.

На основе примеров мы видим широкий спектр задач по роботизации процессов в финансах и бухгалтерии. Финансы и бухгалтерия действительно одни из самых подходящий областей для RPA автоматизации, окупаемость от роботизации которых будет самой быстрой. Наши специалисты готовы подробнее продемонстрировать кейсы по RPA автоматизации, провести аудит ваших бизнес-процессов и разработать оптимальный план внедрения роботов.