Статьи

Как внедрить RPA автоматизацию бизнес-процессов в компании? Этапы роботизации

Автоматизация бизнес-процессов по технологии RPA среди российских компаний уже не инновационный метод, многие ведущие компании перешли на роботизацию внутренних процессов. RPA позволяет освободить сотрудников от выполнения рутинных задач, параллельно сократив количество ошибок, и перенаправить усилия на принятие решений в более важных вопросах. Грамотно выбранный и настроенный по результатам анализа процесс RPA процесс экономит издержки компании, увеличивает производительность, дает конкурентные преимущества. 

Этапы внедрения RPA автоматизации

Важно понять, как проходит процесс, рассматриваемый для RPA автоматизации, сколько работ в ручном формате он содержит, определить, подходит процесс для роботизации. Составить полную и точную схему процесса для роботизации со всеми возможными вариантами его прохождения — обязательный этап.

Оценка объема ручного труда

Описав операционный процесс, необходимо оценить в часах «ручной труд» сотрудников для расчета целесообразности RPA автоматизации.

Оценка инвестиции в RPA

Какие задачи будет выполнять робот? Сколько потребуется роботов (лицензий)? Сколько времени будет затрачено на автоматизацию ? — этап оценки затрат на роботизацию бизнес-процессов.

Определение целесообразности RPA автоматизации процесса

Базово решение об автоматизации принимается на основе измерения показателя FTE (Full-Time Employee), показателя вовлеченности сотрудника в тот или иной процесс, а именно на экономии данного показателя после роботизации. FTE в пределах от 1,5 — 2 считается эффективным. Сравнив планируемые затраты на роботизацию и экономию за счет высвободившиеся часов загрузки сотрудников можно оценить срок окупаемости затрат на роботизацию. Стоить отметить, что не для всех процессов важным является параметр быстрой окупаемости или высокий FTE, в некоторых процессах ручной труд настолько изматывает сотрудника, что приводит к постоянной смене кадров и демотивации сотрудников и, как следствие, постоянному поиску, обучению новых сотрудников. В связи с этим решение о роботизации процесса принимается не на основании прямой экономии издержек, а косвенной выгоде от автоматизации задачи.

Приоритеты

При множестве процессов для автоматизации на основании стоимости роботизации, выгод FTE и скорости внедрения, можно приоритизировать задачи по роботизации.

Оптимизация бизнес-процесса

Для подготовки бизнес-процесса к автоматизации программными роботами следует полностью алгоритмировать процесс, убрать вариативность и разночтение. На данный этап необходимо заложить время, так как оптимизация процесса может потребовать и изменение внутренний нормативных документов, и согласований с другими департаментами, отделами.

Разработка концепции

Разработка RPA роботов состоит из генерации правил для ботов и разработки выполнения рабочего процесса. Прописываются четкие схемы и сценарии.

Тестирование и доработка

Обязательный этап внедрения любых программных продуктов, в том числе и программных роботов -тестирование на пилотном проекте, устранение возникших проблем, доработки после комментариев пользователей.

Обучение сотрудников

На этом этапе подразумевается не только обучение IT специалистов компании дальнейшей работе с роботами, контролю их использования, донастройки или перенастройки по необходимости, но и обучение сотрудников, задачи которых теперь будут выполнять роботы в рамках нового бизнес-процесса.

Внедрение

Перенос роботов с тестовой версии на рабочую.

Поддержка, модернизация

Каждый процесс нуждается в поддержке - процессы, автоматизированные по технологии RPA не являются исключением. «Роботы не ошибаются» - не совсем верное утверждение. Программные роботы также ошибаются, но совершают ошибки другого рода, в основном связанные с изменениями в самих процессах, ПО с которым они работают. На поддержку роботизированных процессов не требуется значительных усилий — роботы сами отправляют отчеты о своей роботе, но все же требуют наблюдения, контроля и вмешательства в случае необходимости, как и другое оборудование.

Подводя итог, можно сказать, что внедрение роботизированных бизнес-процессов требует глубокого понимания внутренних операционных процессов компании, слаженной работы сотрудников компании, внедряющей RPA и команды RPA-разработчика.