Статьи

RPA Автоматизация: что такое и как её применять

RPA автоматизация — это программные роботы, которые выполняют рутинные задачи вместо сотрудника, оптимизируя и ускоряя бизнес-процессы. Роботы вводят данные, обрабатывают документы, отправляют электронные письма с вложениями или без и другие задачи точно также как бы сделал это штатный сотрудник. Давайте подробнее разберемся, какие процессы эффективнее поручить RPA роботам, об их возможностях и результатах внедрения.

Что такое RPA технология?

RPA — Robotic Process Automation, роботизация бизнес процессов. Простыми словами RPA − это технология автоматизации бизнес процессов, которая основана на использование применении программных роботов. Программные роботы роботизируют рутинные задачи, которые выполняются сотрудниками вручную и отнимают у них значительную часть времени. Автоматизация по RPA технологии позволяет сокращать затраты, экономить время сотрудников на важные задачи, повышает качество работ и устраняет ошибки.

В каких сферах RPA-роботы эффективны?

Автоматизация программными роботами применяется в любых компаний из различных отраслей — финансовых, производственных, металлургических, строительных, ритейл, в том числе и государственных. Главное условия для применения — наличие объемных однотипных повторяющихся задач, которые требуют большого количества ручной работы, рутинных действий, таких как обработка и перенос данных, подготовка отчетов, заполнение форм, выдача справок и т.д.

Посмотреть примерный список реализованных проектов можно в разделе Кейсы на нашем сайте. Полный список по отраслям из вашего сектора — запросить у менеджера rpa@hartung.ru.

Разберем возможности RPA и области, в которых их применение наиболее эффективно:

• Обработка данных и другая работа по заполнению, переносу информации из одной системы в другую, сбор и внесение данных в определенные поля — самые популярные задачи для роботов.

• Сверка данных. Кроме переноса информации из одной системы в другую, роботы отлично справляются с задачами по сравнению данных из разных систем. Например, подготовка актов-сверок с контрагентами, проверка информации о контрагентах по нескольким базам и соотношение её.

• Принятие простых решений в процессах с четким алгоритмом. Например, робот находит в почтовом ящике письмо с актом сверки от контрагента, по ИНН формирует акт сверки из внутренней системы, сверяет их и в случае совпадения принимает решение отправить Акт сверки по ЭДО контрагенту или на подписание, в зависимости от схемы бизнес-процесса, а в случае расхождения информации — отправляет уведомление сотруднику.

• Выполнение цепочки действий в разных системах по аналогии с работой сотрудника.

Какие выбрать задачи для RPA роботизации

Как мы выяснили ранее, автоматизация по технологии RPA позволяет роботизировать рутинные процессы. Какие это могут быть задачи, например:

• Ввод и перенос данных - автоматизации процесса ввода, переноса, заполнения данных в различные системы и между системами, такие как CRM, ERP, банк-клиенты, государственные реестры и т.д.

• Сверка данных — проверка данных, их сопоставление, выявление ошибок и расхождений с отправлением уведомлений.

• Отчеты - RPA формирует отчеты в заданных системах, или довносит данные из одного источника в формы отчетов для создания комплексного отчета.

• Работа с электронной почтой — обработка писем, поиск и сохранение вложений, в том числе и дальнейшая работа с вложениями, отправка оповещений, ответов на сообщения и другое.

• Работа с документами — роботизация базового документооборота, например создание типовых приказов, договоров, выдача справок, выписок, например, создание пакета документов для нового сотрудника или приказов на поток зачисленных студентов в высшее учебное заведение.

• Работа с устройствами — принтеры, сканеры и работа с другими устройствами может быть автоматизирована и оптимизирована.

Какие выбрать задачи для RPA роботизации

Внедрение программных роботов состоит из подготовительной работы и непосредственно самой разработки и внедрения.

К подготовительным работам можно отнести:

• анализ и выбор бизнес-процессов;

• оптимизация выбранных процессов при необходимости, чтобы соблюсти задать четкий алгоритм действий;

• подготовка схем процессов.

Процесс разработки и внедрения проходит на специальной RPA-платформе. RPA платформы — место создания и настройки сценариев работы роботов, внесения схем алгоритмов бизнес-процессов, а также место управления роботами.

На рынке существуют разнообразие RPA платформ — зарубежные и около десятка российский. В связи с политической обстановкой зарубежные платформы покинули российский рынок и перед компаниями, уже использующими программных роботов остро встал вопрос перехода на отечественное ПО, включенное в рос.реестр. Некоторые из RPA платформ имеют упрощенный механизм миграции роботов, в целом каждая из платформ отличается своими нюансами - грамотный интегратор всегда поможет определить оптимальный вариант подходящие вашей компании.

Какие выгоды от роботизация процессов?

Основная задача автоматизации - повышение эффективности бизнес-процессов и, как следствие, получение прибыли. Роботизация увеличивает эффективность за счет:

• сокращения ошибок;

• улучшения качества работ;

• сокращение времени цикла задачи;

• высвобождения времени сотрудника на более важные задачи, требующие анализа и принятия решения;

• бесперебойности прохождения процесса.

В отличии от классической автоматизации, роботизация по RPA технологии имеет быстрый цикл окупаемости, автоматизировать простые процессы можно за 2-3 недели и получать результаты в процессе роботизации цикла процессов не дожидаясь окончания последней задачи.