Автоматическое заполнение документа учета поставок
Задача: автоматическое заполнение документа учета поставок сырья, учитывающее сроки, характеристики материалов, поставляемых на производство. Сбор информации из электронных писем и форм отчетов поставщиков, формирование в учетный документ Excel.
Задача идеально подходила под автоматизацию RPA, так как подходила под следующие критерии:
- Не требуется экспертная оценка или творчество
- Работа выполняется на регулярной основе
- Процесс оцифрован (все документы в электронном формате)
- Бизнес-процесс и его инфраструктура неизменны (форма отчётов поставщиков и они сами практически не меняются в течение долгого времени)
Решение:
Закупка сырья осуществляется вагонами или фурами от сотни поставщиков, отслеживание цепочки поставок между участниками сделки не простая задача. Как правило уведомления о перемещении груза приходят в виде отчета по электронной почте и вручную переносятся в Excel таблицу, где перерабатываются с помощью макросов. Робот подключен к проверке электронного почтового ящика отдела логистики, где выбирает информацию с отчетами о поставке. На основе отчета заполняет Excel файл по определённому алгоритму, отправляя проверенные документы и письма в архив. Робот взаимодействует с макросами файла Excel запуская обработку файла и загружает файл в учетную систему.
Платформа Sherpa.
Результат:
Внедрение RPA робота улучшило качество контроля поставок, и снижение ошибок на 97%, действия систематизированы не требуют контроля со стороны сотрудника. Отдел логистики освобожден от рутинного процесса и может сконцентрироваться на более интеллектуальной работе.
