Статьи

RPA автоматизация документооборота

Документооборот в компаниях отнимает значительную часть времени сотрудников, требует высокой концентрации, точности внесения данных часто одновременно с высокой скоростью обработки и подготовки документов. Монотонность и рутинные операции замедляют бизнес-процессы, приводят к ошибкам и, как следствие, к дополнительному увеличению времени документооборота и дополнительным издержкам.

Без автоматизации документооборота сейчас не работает ни одна компания - автоматизация бухгалтерских документов, автоматизация кадрового документооборота, автоматизация финансовых документов - в той или иной степени реализованы в каждой компании. На рынке представлено множество готовых решений, как комплексных так и отдельных по автоматизации бизнес-процессов и документооборота, например системы ЭДО, однако не все задачи «здесь и сейчас» решаются узкоспециализированными IT-решениями и классической BPA автоматизацией (подробнее об отличиях автоматизации и RPA автоматизации здесь). RPA автоматизация документооборота - относительное новая технология, активно развивающаяся и внедряющаяся на российском рынке. Какие задачи по документообороту можно делегировать искусственному интеллекту и RPA, разберем в нашей статье.

Роботизация документооборота: какие задачи решает?

RPA автоматизация — технология, которая имитирует действия сотрудника за компьютером, роботы выполняют рутинные однотипные задачи сотрудников:

• по заполнению данных;
• по переносу данных из одних источников в другие;
• по оформлению документов на основе шаблона;
• по сверке и обработке данных;
• по скачиванию и проверке файлов;
• по отправке оповещений, уведомлений, подготовленных документов;
• простые последовательные задачи в разных IT системах и т.д.

Пример RPA роботизации 1. Бухгалтерия на постоянной основе заносит данные из счетов на оплату в банк-клиент. Данная работа требует высокой концентрации и не терпит ошибок, количество счетов на оплату может исчисляться десятками и сотнями, монотонная работа с цифрами выматывает и снижает концентрацию. Сотрудник может являться хорошим специалистом и выполнять свою работу профессионально, но все же человеческий фактор нельзя отменять - это и ошибки и уменьшение общей мотивации от нагрузки и рутинных задач. RPA автоматизация оптимизирует данный процесс: роботы без ошибок и без усталости способны переносить/заполнять данные на основе счетов в банке. Сотруднику остается следить за процессом, проводить и подписывать оформлены платежи в банке зависимости от полномочий.

В таких задачах по работе с данными — роботы становятся частью команды, не заменяя, а дополняя сотрудников, позволяя сделать процессы быстрее, убрать ошибки. Параллельно специалисты смогут заняться первоочередными задачами по своему профилю, требующих принятия решений и опыта.

В работе каких отделов компании применяется RPA роботизации документооборота?

Наиболее эффективно применение RPA автоматизации документооборота в отделах, где много постоянной работы с данными и ручного труда, а именно:

• Отдел кадров;
• Финансовый отдел;
• Бухгалтерия.

Однако не только этими направлениями ограничиваются сферы использования RPA роботов, часто роботизации подлежат задачи в таких отделах, как: 

• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Отдел логистики;
• Планово-экономический отдел и др.

Главный критерий выбора процесса для роботизации или рассмотрения процесса к роботизации — наличие постоянных алгоритмизированных ручных операций, отнимающих значительную часть времени сотрудников.

Пример RPA роботизации 2. HR-менеджер занимается подбором персонала, проводит поиск и собеседования с кандидатами, занимается работой, которая доставляет ему удовольствие и позволяет реализовываться. Однако в его обязанности также входит и оформление новых сотрудников, подготовка пакета документов - приказов, договоров, допусков, должностных инструкций и т.д. Данный вид рутинной деятельности не сказывается положительно на HR-менеджере и отвлекает от профильных задач, требующих специальных навыков и опыта. Работу с кадровым документооборотом оптимально возложить на RPA-роботов — роботы готовят документы по списку на основе данных от кандидата, снимут нагрузку с HR-специалиста, позволяя ему заниматься подбором кандидатов для компании.

Больше примеров реализованных кейсов по роботизации документооборота по запросу.

Перечень наиболее частых роботизированных процессов по документообороту

Роботизировать можно достаточно большое количество процессов, главное чтобы они отвечали требованиям указанным выше:

• Подготовку документов: приказы, акты на согласование, счета, накладные. 

• Сбор информации для документооборота.

• Формирование актов-сверки: подготовка или прием из внешних источников, сверка, отправка контрагентам.

• Выдачу справок в ответ на различные запросы сотрудников, расчетные листы, 2-НДФЛ и тд.

• Работу с платежными документами — разнесение платежей на основание банковских выписок, занесение данных в банк клиент для оплаты счетов.

• Форматирование отчетности — закрытие периодов, проверка.

Преимущества роботизации документооборота

Внедрение автоматизации программными роботами при сравнительно не высокой стоимости решения дает ряд преимуществ:

• Значительное сокращение времени на документооборот и подготовку данных.

• Уменьшение количества ошибок при работе с данными до 100%.

• Сокращение издержек на устранение ошибок как в денежном, так и временном выражении.

• Сотрудники больше времени уделяют важным задачам, требующим специфических знаний, опыта и принятия решений.

• Повышение мотивации и лояльности сотрудников.

• Увеличение производительности и КПД.

Проконсультироваться, провести аудит и подобрать процесс документооборота для роботизации могут специалисты RPA.HARTUNG 

rpa@hartung.ru

8 800 707-34-64